Contrôle à réception : enjeux et obligations pour les restaurants et boulangeries

Zoom sur l'importance de cette étape cruciale en gestion de stocks parfois sous-estimée. 

Quels sont les enjeux du contrôle à réception  ?

Conformité et gestion des anomalies

Il existe de nombreuses raisons pour que les quantités livrées et les prix facturés ne correspondent pas au bon de commande : rupture momentanée, produit de substitution en cas de pénurie, changement de prix, etc. La gestion des anomalies doit être rigoureuse pour éviter les surcoûts.

Des produits sont manquants ? Vous serez dans l'obligation d'effectuer une commande de dépannage au dernier moment à des prix supérieurs. D'autres sont défectueux ? Si un mauvais article vous a été livré, et qu'aucune vérification des quantités n'est faite à réception, vous augmentez vos pertes avec des produits que vous ne pouvez pas utiliser en cuisine.

Respect de la chaîne du froid et traçabilité

Rupture de la chaîne du froid ? Les contrôles à réception obligatoires en matière d'HACCP concernant la réception des matières premières sont de plusieurs ordres dans votre zone de réception :

• Obligation de traçabilité : tenir un registre de traçabilité avec toutes les informations sur l'origine des produits.
• Obligation de contrôle de l'intégrité des matières premières et de leur état.
• Contrôle sanitaire des denrées d'origine animale nécessitant une estampille sanitaire*.

Comment faire un contrôle à réception des marchandises efficaces ?

#1 Vérifier les quantités et la conformité

Ce contrôle quantitatif consiste à compter les unités reçues et parfois se munir d'une balance pour s'assurer du poids effectif des marchandises reçues. Utilisez une fiche de contrôle pour noter :

• Les quantités livrées
• La référence de chaque produit
• L'état des conditionnements et de l'emballage

#2 Contrôler la qualité et la conformité des marchandises

Il s'agit ici de vérifier que les produits sont bien ceux qui ont été commandés selon votre procédure de fonctionnement. Contrôlez :

• L'absence de produits de substitution
• L'état de propreté des denrées
• La date limite de consommation ou durabilité minimale
• L'étiquetage des produits et les mentions obligatoires
• L'état général des boites de conserve (pas cabossées)

#3 Contrôler les températures et conditions de transport

Utilisez un thermomètre à sonde ou thermomètre infrarouge pour mesurer la température des produits périssable et surgelé. Cette mesure doit être notée sur votre fiche de réception ou dans une application HACCP comme Octopus HACCP.

Critère de température à respecter :

• Produits frais : température selon type de produit
• Produits surgelés : -18°C maximum
• Température ambiante pour les produits secs

#4 Vérifier les prix et documents

Le coût des matières premières livrées est-il conforme aux mercuriales négociées ? Vérifiez sur le document de réception :

• Les prix unitaires
• La mention des références
• La date de livraison
• Le nom du livreur

Aujourd'hui, de nombreux restaurants et boulangeries digitalisent toutes ces informations pour comptabiliser dans leur outil de gestion de stock comme Inpulse  pour assurer un suivi efficace. Plus vos processus de réception des marchandises seront précis, plus vous pourrez optimiser vos approvisionnements et vos achats.

“Inpulse a simplifié les inventaires et le contrôle à réception des marchandises. On a ainsi des stocks au plus près de la réalité pour repérer l’écart de consommation. Un de nos franchisés a vu ses écarts baisser de 44% sur le boeuf, en 4 mois d’utilisation d’Inpulse.” Inès Gauthé, responsable des opérations franchisés chez PITAYA

Digitalisation et outils de gestion

Aujourd'hui, de nombreux restaurants et boulangeries digitalisent toutes ces informations dans leur système de gestion des stocks comme Inpulse pour assurer un suivi efficace. Cette mise en place permet une meilleure expérience de gestion.

Inpulse propose un module de contrôle à réception entièrement digitalisé pour :

• vérifier que la quantité livrée correspond bien à celle qui a été commandée
• noter le prix correspondant au bon de livraison transmis par le fournisseur
• générer des demandes d'avoir automatiquement envoyé au fournisseur
• rapprocher les factures fournisseurs avec les quantités livrées
• historiser les photos du bon de livraison pour garder une trace numérique

Cette pratique permet de bénéficier d'une analyse dédiée, faisant apparaître le taux de service de ses fournisseurs.

Quels sont les contrôles obligatoires à réaliser ?

Concernant l’obligation de traçabilité, il vous suffit de conserver votre bon de livraison détaillant les marchandises reçues.

Pour ce qui est du contrôle de l’intégrité des marchandises reçues : vous devez contrôler à minima que la chaîne du froid est bien respectée. Pour ce faire, vous devez soit relever la température du camion qui vous livre, soit contrôler la température d’un produit parmi votre livraison. Dans les deux cas, la température doit être notée soit sur papier, soit sur une application HACCP, comme Octopus HACCP. Peu importe le moyen, vous avez une obligation de résultat.

Il est aussi recommandé de vérifier :

• que les emballages des produits livrés ne soient pas endommagés (conserves cabossées, cartons déchirés ou souillés, poches déssouvidées), 
• que les étiquettes de traçabilité soient bien présentes et lisibles, 
• que les DLC de la marchandise ne soient pas trop courtes ou dépassées

Contrôle de l'intégrité et de la conservation

Pour le contrôle de l'intégrité des marchandises reçues, vous devez tenir compte de plusieurs éléments selon les règles d'hygiène en vigueur :

Contrôle de température : vous devez soit relever la température du transport, soit contrôler la température d'un produit parmi votre livraison avec un thermomètre à sonde. Cette mesure doit être notée.

Contrôle visuel recommandé :

• État des emballages (conserves non cabossées, cartons non déchirés ou souillés, poches non dessoudées)
• Présence et lisibilité des étiquettes de traçabilité
• Date de péremption non dépassée
• Absence de moisissures ou d'altération
• Propreté générale des produits

Contrôles spécifiques selon le type de produit

Produits d'origine animale : vérifier l'estampille sanitaire et l'agrément sanitaire. Produits surgelés : contrôler l'absence de givre excessif. Produits frais : vérifier la durée de vie restante

Que faire en cas d'anomalie à la réception ?

Non-conformité HACCP : refus obligatoire

D'un point de vue HACCP, si la marchandise livrée présente le moindre risque en matière d'hygiène alimentaire, vous devez procéder au refus de marchandise. La responsabilité du restaurateur est engagée.

Critères de refus du lot :

• Date limite de consommation trop courte ou dépassée
• Rupture de la chaîne du froid
• Conserve cabossée ou emballage endommagé
• Poche dessoudée ou conditionnement défaillant
• Présence de moisissures ou état douteux
• Absence d'étiquetage réglementaire

Procédure en cas d'anomalie

Le restaurateur étant responsable de la denrée qu'il fait rentrer dans son restaurant, il est important d'identifier les risques dès la livraison. Utilisez une fiche de non-conformité pour documenter l'anomalie à la réception.

Action à entreprendre :

1. Refus immédiat du produit défectueux
2. Photo de l'état du produit
3. Remplissage d'une fiche de non conformité
4. Génération d'une demande d'avoir auprès du fournisseur
5. Mise à jour du système documentaire

Cette procédure est automatisée sur Inpulse pour faire gagner un temps précieux aux opérationnels et permettre au service comptabilité d'éviter les trop-payés.

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