Les 8 points clés pour optimiser la gestion des stocks de sa chaîne de restaurants

Quels sont les défis de gestion des chaînes de restauration ?

Les chaînes de restauration sont confrontées à des enjeux spécifiques en matière de gestion des stocks. La capacité à maintenir un approvisionnement de qualité tout en minimisant les coûts et les pertes constitue leur défi majeur. Voici quelques exemples des problèmes liés à la gestion des stocks que les entrepreneurs rencontrent à ce stade de développement : 

• Difficulté du suivi de la rentabilité des nouveaux établissements,
• Coordination avec les fournisseurs pour livrer dans les temps les différents points de vente,
• Ruptures de stocks liées au manque d’expérience des nouvelles équipes,
• Augmentation du gaspillage alimentaire due à des commandes mal calibrées,
• Erreurs de facturation et manque de contrôle des matières premières livrées,

Ces problématiques ont d’autant plus critiques que les volumes ont fortement augmenté. Il est donc nécessaire de revoir l’intégralité de ses process d'approvisionnement pour une gestion des stocks multi sites. Voici les 8 points clés pour mettre son énergie au bon endroit : 

1. Structurer les achats de sa chaîne de restauration

Objectif : Maximiser les économies d’échelle avec des prix et des conditions négociées

Consolider les achats à partir d'une source centrale pour faciliter la négociation des prix et des conditions avec les fournisseurs. Cela vous permettra également d'avoir une vision globale des besoins en approvisionnement de l'ensemble de vos établissements : quantités estimées,  produits spécifiques à sourcer pour améliorer la qualité ou des conditionnements plus adaptés à vos fiches techniques, fréquence de livraison… etc. Prenez le temps de bien définir vos besoins pour un approvisionnement fluide et de qualité.

Enfin, en signant des contrats d'approvisionnement avec les fournisseurs que vous aurez sélectionnés, vous formalisez les mercuriales et les conditions négociées. 

2. Centraliser les approvisionnements

Objectif : Eviter toutes commandes de dépannage pour respecter les volumes négociés auprès des fournisseurs choisis et maintenir la qualité dans vos restaurants.

Miser sur un outil de gestion des stocks comme Inpulse qui permet de centraliser tous vos fournisseurs au même endroit, de prévoir les besoins en approvisionnement, de commander facilement et de suivre les niveaux de stock en temps réel. Vous pourrez ainsi piloter à distance les approvisionnements de chacun de vos restaurants.

“Avec Inpulse, tout est intégré dans un seul même logiciel, cela nous permet de gagner un temps fou et de surveiller nos stocks. C’est un outil qui a énormément facilité notre process d'inventaires, de commandes et de gestion des achats." Benjamin Attal, co-fondateur de Franks Hot Dog. Voir le cas client dans son intégralité.

3. Gérer votre production avec une cuisine centrale

Objectif : Standardiser la production pour une meilleure efficacité opérationnelle et réduire les coûts.

Créer un laboratoire aussi appelé cuisine centrale pour standardiser les recettes, les méthodes de préparation et les techniques culinaires. Vous garantissez ainsi une homogénéité des produits, une qualité constante et une réduction des coûts de préparation. La production se fait en grande quantité à un endroit ce qui assure un personnel plus qualifié, une gestion de stocks simplifiée, et donc une réduction du gaspillage alimentaire. 

Vous pourrez aussi plus facilement modifier vos recettes afin de vous adapter aux tendances du marché car les équipiers polyvalents présents en restauration n’auront pas besoin d’être formés pour des techniques spécifiques. 

4. Automatiser les commandes fournisseurs

Objectif : Eviter les erreurs de commandes qui engendrent gaspillage alimentaire, ruptures de stocks et immobilisation inutile de trésorerie… et rognent votre marge à grande échelle.

Anticiper l’activité de vos restaurants pour une gestion optimale de vos stocks. La technologie d’intelligence artificielle d'Inpulse permet de prédire les ventes futures et de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour avoir juste ce qu'il faut en stock. En prenant en compte différents facteurs qui impactent l’activité comme la météo, les vacances, les événements sportifs ou les jours fériés, Inpulse permet aux restaurateurs de commander ce dont ils ont besoin au bon moment. L'interface de notre solution est simple et intuitive pour que les nouveaux managers puissent prendre en main rapidement l'outil et faire leurs commandes fournisseurs en quelques clics.

Sans expérience en restauration, les managers peuvent monter en compétence rapidement sur la gestion des stocks et atteindre les objectifs de food cost dans les premiers mois suivant l’ouverture du nouveau restaurant.

"Cet outil qui apprend tout seul c’est quelque chose qui est hyper fort. Ce qu’on constate après l’implantation d’Inpulse sur le parc, c’est qu’on a récupéré 3 points de marge sur notre coût matière. On assure une continuité des stocks. T’as pas de rupture, ça commande au franco." Charles Drouhaut, Cofondateur et COO chez DÉVOR. Voir le cas client dans son intégralité.

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5. Contrôler le respect des fiches recettes

Objectif : Eviter le surdosage qui augmente le coût matière et le sous dosage qui impacte la satisfaction client et l’image de marque.

Former et mettre en place des outils est indispensable pour que les cuisiniers ou préparateurs de commande puissent respecter les doses définies par les fiches techniques. il existe plusieurs moyens pour y parvenir selon votre concept : 

• Conditionnement de la viande par portion
• Louche et cuillère
• Doseur sous forme de contenant 
• Balance 

La formation et les outils sont une première étape, il faudra ensuite contrôler le respect des fiches techniques régulièrement. Inpulse permet d’analyser les écarts de rendement de chaque établissement afin de vérifier la différence entre la consommation théorique et la consommation réelle des matières premières qui agissent directement sur votre coût matière.

6. Standardiser vos opérations de gestion de stocks

Objectif : Remonter des données fiables du terrain

Mettre en place des procédures de suivi rigoureuses est nécessaire pour une gestion de stocks efficace, elles limitent les erreurs et permettent de remonter les données essentielles à l’analyse des stocks. Vous avez dupliqué votre concept, votre savoir faire, il faut faire de même avec les bonnes pratiques de gestion de stock en standardisant les opérations dans vos restaurants. Deux étapes de la gestion des références sont particulièrement importantes : 

• Des procédures claires pour la réception des marchandises : effectuez des contrôles qualité pour vérifier que les produits reçus correspondent aux spécifications et aux normes attendues. Signalez les écarts et les problèmes de qualité aux fournisseurs pour éviter les pertes dues à des produits défectueux et les trop-payés. Le module “xx” d’Inpulse permet de simplifier le contrôle à réception des marchandises et de générer automatiquement les demandes d’avoir auprès de vos fournisseurs.
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• Des inventaires réguliers et complets : assurez-vous que les inventaires soient faits au bon moment, sans oubli et de la même manière dans tous vos établissements en spécifiant la fréquence et les produits à inventorier. Nous préconisons de faire un inventaire hebdomadaire sur le top 10 des références à forte rotation et un inventaire mensuel sur l’ensemble des zones de stockage. Vous pouvez télécharger les check lists Inpulse ici pour vous aider à briefer vos équipes.

7. Piloter vos restaurants en accédant en temps réel aux KPIs qui comptent

Objectif : Centraliser toutes les données d’approvisionnement pour analyser et contrôler sa rentabilité .

Avec un logiciel comme Inpulse, vous collectez et analysez deux types de données : 

• Les données d'approvisionnement :  les volumes commandés, les évolutions des prix, les demandes d’avoir, les bons de commandes…
• Les données de rentabilité : la marge brute, le coût matière, les écarts de rendement.. 

Ainsi, vous identifiez les opportunités d'optimisation, vous détectez les problèmes pour agir rapidement. L’intelligence artificielle d’Inpulse vous permet de prendre des décisions éclairées pour améliorer vos procédures internes mais aussi pour être en mesure de gérer vos promotions ou vos fiches techniques en maîtrisant la marge générée.

8. Former et responsabiliser vos équipes

Objectif : sensibiliser les employés à la gestion des stocks et les impliquer activement dans ce processus.

Une gestion efficace des stocks nécessite la participation de tout le personnel. Sensibiliser les employés à la réalisation des objectifs du restaurant est grandement facilité par le partage d'indicateurs de performance. Cela permet aux employés de mesurer l'impact de leurs actions et de s'impliquer activement dans l'amélioration de la gestion opérationnelle. 

Pour atteindre cet objectif, il est crucial de faire preuve de transparence en rendant accessibles les ratios et les objectifs financiers de l'établissement. Certains entrepreneurs vont même jusqu'à offrir des primes à la performance. Ce système d'intéressement motive le personnel des restaurants, les incitant à redoubler d'efforts et à s'investir davantage dans leurs missions respectives.

" Se munir d'outils comme Inpulse permet de sensibiliser les équipes. On le fait avec des primes qui sont débloquées pour l'ensemble du staff si les objectifs de rentabilité sont atteints." Valentin Bauer, Fondateur des pizzerias Tripletta

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Chez Inpulse, nous avons conçu un outil dédié aux réseaux d'enseigne en pleine croissance pour leur permettre d'automatiser leurs opérations de gestion de stocks. C'est la première solution d'intelligence artificielle construite pour les chaînes de restauration qui crée une cercle vertueux entre le terrain et le siège via la simplification des opérations et la centralisation des indicateurs clés de performance.‍

Pour voir l'étendue des fonctionnalités d'Inpulse, prenez contact avec nous. Nous pourrons réaliser une démonstration de notre outil en l'adaptant à votre concept et vos spécificités de gestion.

Inpulse équipe plus de 1500 restaurants, boulangeries et corners thématiques, vous pouvez découvrir ici les témoignages de nos clients.