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5 étapes clés pour faciliter l’inventaire et mieux gérer vos stocks

Comment simplifier vos inventaires pour qu’ils soient ENFIN fait régulièrement ? Nos conseils pour instaurer une nouvelle routine et identifier vos pertes de marge rapidement.

Nicolas Martias

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November 2022

5 étapes clés pour faciliter l’inventaire et mieux gérer les stocks de vos restaurants
Dans cet article :

Pour les restaurateurs, les managers… inventaire rime très souvent avec galère.

Et pourtant, mettre en place des inventaires réguliers est indispensable pour mieux gérer ses commandes fournisseurs, identifier sa démarque et donc améliorer votre marge. De la mise en place à l’opérationnel, voici nos conseils afin de gagner du temps et instaurer une nouvelle routine pour des inventaires réguliers.

1. Définissez et organisez vos zones de stockage.

Il s’agit de la première clé vous permettant de gagner du temps et de l’efficacité : définissez des zones de stockage où entreposer les articles et les identifier. Voici quelques exemples de zone : frais, surgelé, sec, hygiène, etc.

Segmentez ensuite chacune de ces zones en sous-zones, par exemple pour le frais : 

  • Frais
  • Fruits et légumes
  • Crémerie
  • Viandes
  • Poissons
  • etc.

Côté organisation, pensez pratique : 

  • Placez les produits les plus lourds à portée de main
  • Évitez les stockages en hauteur (ou prévoir un moyen facile d’y accéder)
  • Classez les produits en fonction de leur DLC avec la méthode FIFO (first in, first out). Vous éviterez au maximum les pertes et le gaspillage. 

2. Organisez les zones de stockage et rangements.

Une fois les zones de stockages définies, il faut maintenant qu’elles soient facilement identifiables tant pour le service que pour les inventaires.

  • En premier lieu, n’hésitez pas à créer un plan de vos espaces de rangements
  • Pensez à adapter l’affichage en fonction de la zone de stockage : s’il fait froid ou humide, privilégiez des supports en plastique ou en métal
  • Enfin, prévoyez un affichage spécifique pour vos produits stratégiques (forte utilisation et/ou forte valeur) avec par exemple des couleurs différentes.

Une fois l’organisation du stock terminée, place à son contrôle. 

3. Définissez un cadencier spécifique pour les zones de stockage et les produits stratégiques

La récurrence et la régularité des inventaires est un élément primordial de la gestion de votre restaurant : ce n’est qu’en ayant une vision claire de vos stocks que vous pourrez améliorer votre coût matière. 

  • A minima, un point de stock tous les mois. 
  • Un inventaire hebdomadaire pour vos produits stratégiques et à forte valeur afin de repérer la surconsommation de matières premières. Ces remontées d’inventaire couplées aux mouvements de stocks en temps réel permettent d’analyser finement les pertes, de visualiser les écarts et de détecter les anomalies directement à la source.
  • Un inventaire bi-mensuel pour les produits que vous commandez au moins une fois par semaine.

Cas pratique d’un restaurant de Burger :

  • Inventaire Hebdomadaire :  Steak (ou autre protéine), Fromages, Buns…
  • Inventaire Bi-Mensuel : Sauces, Légumes, …
  • Inventaire Mensuel : Boissons, Emballages, Épices, Hygiène…

Enfin, définissez un moment de la journée où les inventaires sont réalisés : cela peut être avant le début du service ou à la fin de celui-ci. Privilégiez un moment où l'inventaire ne sera interrompu afin de limiter le risque d’erreur.

Maintenant que vous savez quand vous allez faire votre inventaire, décidez de comment vous allez suivre son évolution.

4. Mettez en place un outil pour reporter votre stock et suivre son évolution

La digitalisation de vos données est indispensable pour le suivi et l’optimisation de vos flux de marchandises. Elle vous permettra d’historiser les données et de les analyser pour adapter vos commandes. 

Pensez à détailler vos inventaires avec les informations les plus pertinentes :

  • L’ensemble des références de votre mercuriale
  • Les zones de stockage de chacune des références
  • La récurrence d’inventaire pour chacun des produits 
  • Les différents conditionnements du produit (unité, pack, carton, kg…) 

Enfin, dotez-vous d’une balance pour reporter plus facilement les produits que vous commandez au poids.

L’organisation et la rigueur seront les éléments centraux de la réussite de vos inventaires. Ces mêmes inventaires vous donneront une vision claire de vos stocks et vous pourrez alors passer les commandes les plus justes.

Les excels sont difficiles à remplir, créent des erreurs lors des remontées d'inventaires. En simplifiant ses inventaires avec un outil comme Inpulse, on permet à ses managers de gagner du temps, réaliser un inventaire n'est plus un casse-tête, il est enfin possible de mettre en place des remontées de stock régulières.

Découvrez la fonctionnalité inventaires multi-unités disponible dans l'application Inpulse. Demandez un rendez-vous avec un expert.

5. Valorisez votre stock

Maintenant que votre inventaire est réalisé, il est important d’aller plus loin dans l’analyse de votre stock. Voici quelques questions à se poser : 

  • La valeur de mon stock a-t-elle augmenté en valeur et en quantité ?
  • Mon pourcentage de perte a-t-il augmenté ou diminué ?
  • Quelle est la différence entre ma consommation théorique et ma consommation réelle ?

L’analyse de votre stock est à réaliser avec au moins 2 points stock en vis-à-vis

Il faut prendre en compte la variation de stock en quantité (+15 Steak par exemple). Cette variation est à pondérer avec la quantité commandée entre les 2 inventaires. Autrement, la valeur de stock évolue en fonction de la quantité (logique), mais aussi de l’évolution de prix du produit.

Exemple : J’ai 22 Steaks (+15) dans mon stock par rapport à la semaine précédente, et le prix de mon steak est passé de 1€ à 1,10€. Je passe donc d’une valorisation de mon stock de steaks de 7€ à 27,50€ (au lieu de 25€ si la valeur du produit n’avait pas augmenté).

Piste d’analyse : Le stock de steaks augmente tant en quantité et en valeur. Je devrais ajuster mes commandes afin que le stock n’augmente pas à nouveau et éviter les pertes.

L’inventaire vous permet aussi de quantifier vos pertes

L’idée est là aussi de voir la quantité et la valeur de vos pertes et de suivre l’évolution d’un inventaire à l’autre.

Exemple : J’ai jeté 2 kg de salade à S-1 et 1 kg cette semaine. Le prix est resté le même, 2€/kg.

Piste d’analyse : J’ai ajusté les quantités commandées et limité les pertes.

Le dernier élément de valorisation est clé et permet d’affiner l’analyse des 2 premiers. Il s’agit en premier lieu de définir votre consommation théorique qui est relative à vos fiches techniques.

Exemple pour un cheeseburger :

  • 1 Bun
  • 2 Tranches de Cheddar
  • 1 Steak
  • 10g de Ketchup
  • 5g d’oignons
  • 3 Cornichons

Si je vends 10 cheeseburgers, ma consommation théorique est la suivante : 

  • 10 Buns
  • 20 Tranches de Cheddar
  • 10 Steaks
  • 100g de Ketchup
  • 50g d’oignons
  • 30 Cornichons

Mon Stock à S-1 était de 7 Steaks. J’en ai commandé 30 soit un Stock pour ma semaine de 37. Ma consommation théorique est de 10 Steaks, soit un stock théorique de 27, or il m’en reste 22 (consommation réelle).

J’ai donc un différentiel de 5 à analyser avec mes équipes (Steak perdu, brûlé, tombé…). Le prix du steak étant de 1€20, on comptabilise aussi un différentiel de 11€ en valeur.

Si la valorisation du stock peut sembler compliquée, Inpulse permet d'accéder facilement à vos données de stocks et d'interpréter ces analyses en quelques minutes. Vous pouvez analyser par point de vente : état de stock actuel, stock projeté, écart de stock théorique et réel, transfert de stock, analyse des pertes de produits finis pour identifier les pertes de marge et prendre les dispositions nécessaires pour les réduire.

En espérant que cet article vous permettra d’appréhender vos inventaires en toute sérénité. Nous avons récemment organisé un webinar avec l'enseigne Pitaya pour partager des conseils concrets sur l'amélioration de la gestion de stocks, les intervenants délivrent notamment leurs bonnes pratiques pour des inventaires réguliers.

Voici un extrait du webinar, pour voir le replay dans son intégralité, c'est ici.


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