Pourquoi et comment renforcer ses relations fournisseurs en temps de crise?

1. Communiquez clairement et efficacement avec vos fournisseurs

Pour qu'un fournisseur soit en mesure de vous procurer des produits de qualité, tout en les livrant dans les délais impartis, il doit être en mesure de comprendre vos attentes et vos besoins. Il est préférable de poser les bonnes bases dès le début en clarifiant vos besoins essentiels et les critères sur lesquels vous pouvez faire des concessions. Il faudra pour cela communiquer avec votre fournisseur sur certains points et en particulier sur : 

• la liste des produits souhaités en mercuriale ;
• le jour et l’heure de livraison ;
• les volumes d’achats ;
• le conditionnement ;
• le minimum d’achat auprès du fournisseur (franco) ;
• les conditions de paiement ;
• les modalités liées aux demandes d'avoir ;
• les références de substitution en cas de pénurie.

C’est tout un travail de négociation qui doit être fait en amont, afin de poser des conditions vous satisfaisant, ainsi que vos fournisseurs.

2. Mettez en place des mercuriales

Mercuriale : définition

Une mercuriale en restauration est un outil permettant de bloquer les tarifs de certains ingrédients auprès des fournisseurs sur une période donnée. Le tarif des plats proposés sur votre carte change moins souvent que les prix des denrées alimentaires. Constituer une mercuriale permet de limiter l’impact des fluctuations de prix des denrées dans un délai convenu avec le fournisseur et ainsi de calculer la marge générée par chaque plat.

Comment fonctionne une mercuriale ? 

Pour instaurer une mercuriale de prix pour tous vos restaurants, il vous faut mettre en place une fiche précisant les informations clés pour la gestion des stocks : 

• prix unitaire ;
• nom du fournisseur ;
• référence du produit ;
• unité de conditionnement et de commande.

Vous garderez une trace des tarifs décidés avec le fournisseur sur cette fiche mercuriale. Lorsqu’une nouvelle recette doit être mise en place, vous calculerez plus facilement son coût de revient.

Comment maintenir les mercuriales fournisseurs ?

Il est plus facile d’établir une mercuriale sur les produits d’épicerie, les produits surgelés ou d’hygiène, car leur tarif évolue plus lentement que celui de la viande, du poisson ou des fruits et légumes. Listez les produits que vous souhaitez intégrer à la mercuriale et discutez-en avec vos fournisseurs. 

Un véritable suivi des tarifs bloqués est nécessaire de la part du restaurateur, du directeur des achats ou du contrôleur de gestion. En effet, malgré l'engagement fournisseur, des produits peuvent connaître des augmentations imprévues liées au contexte économique ou légal, comme nous l'avons vécu récemment.  Il est donc nécessaire de pouvoir traquer ses évolutions de prix pour en être alerté et prendre les bonnes dispositions pour maintenir sa rentabilité.

Se doter d’un logiciel de gestion de stocks centralisant toutes ces données pour mettre à jour régulièrement les mercuriales peut s’avérer utile. Il permettra de piloter la rentabilité de chaque plat en temps réel.

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3. Gestion fournisseur : attention au respect des délais de paiement 

Pour une gestion efficace de votre relation fournisseur, il est important de respecter les délais de paiement convenus. Les délais de paiement maximum sont encadrés par la loi en fonction des produits alimentaires. Ce délai est différent si le produit acheté est périssable ou s’il s’agit d’une boisson. Référez-vous à la facture qui indique ces informations précieuses. 

Si vous avez des difficultés à payer en temps et en heure, discutez-en avec vos fournisseurs pour trouver une solution acceptable à chacun.

Le logiciel proposé par Inpulse permet de centraliser les commandes, de contrôler les quantités réellement livrées, de mettre à jour les mercuriales, ainsi à réception des factures fournisseurs, il facilitera grandement le travail comptable en vous permettant de rapprocher les informations présentes sur les factures fournisseurs et les bons de livraison.

Pour aller plus loin dans la simplification du paiement des fournisseurs, d’autres logiciels tels que Libeo ou Pennylane permettent d’automatiser et de centraliser le paiement de toutes vos factures.

4. Soyez transparents et honnêtes

En cas de problème avec un produit ou un service, n’hésitez-pas à en parler rapidement à votre fournisseur. Il peut s’agir : 

• D’un défaut de qualité des produits fournis ;
• de problèmes logistiques tels que des retards de livraison ;
• d’un trop grand nombre de produits de substitution ;
• d’un non-respect des prix fixés.

Soyez honnêtes et ouverts à la discussion lorsque vous abordez les problèmes avec vos fournisseurs. Ils seront ainsi plus enclins à vous aider. En mettant en place ces pratiques de gestion fournisseur, vous pouvez espérer construire une relation de confiance solide et assurer une meilleure collaboration sur le long terme.

5. Comment Inpulse vous permet de faciliter votre relation avec vos fournisseurs ?

La solution proposée par Inpulse permet de suivre toute la chaîne d’approvisionnement :  des mercuriales jusqu’à la livraison des produits.

• Simplifier les commandes :

Grâce à l'automatisation des commandes fournisseurs, Inpulse génère automatiquement le bon de commande en fonction des besoins du restaurant et des conditions logistiques du fournisseurs (jour de livraison, conditionnement, franco, etc).  Les commandes sont envoyées directement via le logiciel par email ou par connexion EDI. 

• Réception des marchandises :

Il suffira aux opérationnels de faire le contrôle à livraison des marchandises et d’indiquer dans le logiciel Inpulse les quantités et les références livrées. Si la livraison est incomplète ou les denrées défectueuses, il est possible d’envoyer automatiquement une demande d’avoir en y joignant une photo pour garder la trace des problèmes rencontrés. Cela permet d’éviter les trop payés au moment de la facturation fournisseurs. 

Demandez une démonstration gratuite d’Inpulse dès maintenant et testez l’ensemble des fonctionnalités.