Control de recepción: retos y obligaciones para restaurantes y panaderías

Un análisis de la importancia de esta etapa crucial en la gestión de stocks, a veces subestimada.

¿Cuáles son los retos del control de recepción?

Conformidad y gestión de anomalías

Existen numerosas razones por las que las cantidades entregadas y los precios facturados pueden no coincidir con el pedido: rotura momentánea de stock, producto sustitutivo en caso de escasez, cambio de precio, etc. La gestión de las anomalías debe ser rigurosa para evitar sobrecostes.

¿Faltan productos? Te verás obligado a realizar un pedido de urgencia en el último momento a precios superiores. ¿Otros son defectuosos? Si te han entregado un artículo incorrecto y no se realiza ninguna verificación de las cantidades en la recepción, aumentas tus pérdidas con productos que no puedes utilizar en cocina.

Respeto de la cadena de frío y trazabilidad

¿Ruptura de la cadena de frío? Los controles obligatorios en recepción en materia de HACCP relativos a la recepción de materias primas son de varios tipos en tu zona de recepción:

• Obligación de trazabilidad: llevar un registro de trazabilidad con toda la información sobre el origen de los productos.
• Obligación de control de la integridad de las materias primas y su estado.
• Control sanitario de los alimentos de origen animal que requieren un sello sanitario*.

¿Cómo realizar un control de recepción de mercancías eficaz?

#1 Verificar las cantidades y la conformidad

Este control cuantitativo consiste en contar las unidades recibidas y, en ocasiones, utilizar una balanza para comprobar el peso efectivo de las mercancías recibidas. Utiliza una ficha de control para anotar:

• Las cantidades entregadas
• La referencia de cada producto
• El estado de los envases y embalajes

#2 Controlar la calidad y la conformidad de las mercancías

Se trata de verificar que los productos recibidos son exactamente los que se han pedido, conforme a tu procedimiento de funcionamiento. Comprueba:

• La ausencia de productos sustitutivos
• El estado de limpieza de los alimentos
• La fecha límite de consumo o duración mínima
• El etiquetado de los productos y las menciones obligatorias
• El estado general de las conservas (que no estén abolladas)

#3 Controlar las temperaturas y condiciones de transporte

Utiliza un termómetro de sonda o termómetro infrarrojo para medir la temperatura de los productos perecederos y congelados. Esta medición debe anotarse en tu ficha de recepción o en una aplicación HACCP como Compliance de Mapal.

Criterios de temperatura a respetar:

• Productos frescos: temperatura según el tipo de producto
• Productos congelados: -18 °C como máximo
• Temperatura ambiente para los productos secos

#4 Verificar los precios y documentos

¿El coste de las materias primas entregadas se corresponde con los mercuriales negociados? Verifica en el documento de recepción:

• Los precios unitarios
• La mención de las referencias
• La fecha de entrega
• El nombre del repartidor

Hoy en día, numerosos restaurantes y panaderías digitalizan toda esta información en su herramienta de gestión de stock como Inpulse para garantizar un seguimiento eficaz. Cuanto más precisos sean tus procesos de recepción de mercancías, mejor podrás optimizar tus aprovisionamientos y tus compras.

"Inpulse ha simplificado los inventarios y el control de recepción de mercancías. Tenemos así stocks más ajustados a la realidad para detectar la desviación de consumo. Uno de nuestros franquiciados vio cómo sus desviaciones bajaron un 44 % en la carne de vacuno, en 4 meses de uso de Inpulse." Inès Gauthé, responsable de operaciones de franquiciados en PITAYA

Digitalización y herramientas de gestión

Hoy en día, numerosos restaurantes y panaderías digitalizan toda esta información en su sistema de gestión de stock como Inpulse para garantizar un seguimiento eficaz. Esta implementación permite una mejor experiencia de gestión.

Inpulse ofrece un módulo de control en recepción completamente digitalizado para:

• Verificar que la cantidad entregada corresponde a la que fue pedida
• Registrar el precio que figura en el albarán del proveedor
• Generar solicitudes de abono enviadas automáticamente al proveedor
• Conciliar las facturas de proveedores con las cantidades entregadas
• Archivar las fotos del albarán para conservar un registro digital

Esta práctica permite disponer de un análisis dedicado que muestra la tasa de servicio de los proveedores.

¿Cuáles son los controles obligatorios que deben realizarse?

En cuanto a la obligación de trazabilidad, basta con conservar el albarán que detalla las mercancías recibidas.

En lo que respecta al control de la integridad de las mercancías recibidas, debes verificar como mínimo que la cadena de frío se ha respetado correctamente. Para ello, debes registrar la temperatura del camión de reparto o controlar la temperatura de un producto de tu entrega. En ambos casos, la temperatura debe anotarse, ya sea en papel o en una aplicación HACCP como Octopus HACCP. Sea cual sea el método, tienes una obligación de resultado.

También se recomienda verificar:

• Que los embalajes de los productos entregados no estén dañados (conservas abolladas, cartones rotos o sucios, bolsas al vacío abiertas),
• Que las etiquetas de trazabilidad estén presentes y sean legibles,
• Que las fechas de caducidad de la mercancía no sean demasiado próximas o ya hayan vencido.

Control de la integridad y la conservación

Para el control de la integridad de las mercancías recibidas, debes tener en cuenta varios elementos según las normativas de higiene vigentes:

Control de temperatura: debes registrar la temperatura del transporte o controlar la temperatura de un producto de tu entrega con un termómetro de sonda. Esta medición debe anotarse.

Control visual recomendado:

• Estado de los embalajes (conservas no abolladas, cartones no rotos ni sucios, bolsas no abiertas)
• Presencia y legibilidad de las etiquetas de trazabilidad
• Fecha de caducidad no vencida
• Ausencia de moho o alteraciones
• Limpieza general de los productos

Controles específicos según el tipo de producto

• Productos de origen animal: verificar el sello sanitario y la autorización sanitaria.
• Productos congelados: controlar la ausencia de escarcha excesiva.
• Productos frescos: verificar la vida útil restante.

¿Qué hacer en caso de anomalía en la recepción?

No conformidad HACCP: rechazo obligatorio

Desde el punto de vista HACCP, si la mercancía entregada presenta el menor riesgo en materia de higiene alimentaria, debes proceder al rechazo de la mercancía. La responsabilidad del restaurador está comprometida.

Criterios de rechazo del lote:

• Fecha límite de consumo demasiado próxima o ya vencida
• Ruptura de la cadena de frío
• Conserva abollada o embalaje dañado
• Bolsa al vacío abierta o envase defectuoso
• Presencia de moho o estado dudoso
• Ausencia de etiquetado reglamentario

Procedimiento en caso de anomalía

Dado que el restaurador es responsable de los productos que introduce en su establecimiento, es importante identificar los riesgos desde el momento de la entrega. Utiliza una ficha de no conformidad para documentar la anomalía en la recepción.

Acciones a emprender:

1. Rechazo inmediato del producto defectuoso
2. Fotografía del estado del producto
3. Cumplimentación de una ficha de no conformidad
4. Generación de una solicitud de abono al proveedor
5. Actualización del sistema documental

Este procedimiento está automatizado en Inpulse para ahorrar un tiempo valioso a los equipos operativos y permitir al departamento de contabilidad evitar los pagos en exceso.