¿Cómo reducir las desviaciones de rendimiento?

1. Reducir las pérdidas

Siempre hay una parte de los alimentos que puede desperdiciarse, lo que impacta directamente en el margen bruto y la rentabilidad del restaurante. Estas pérdidas se producen en diferentes etapas de transformación de la materia prima.

En cuanto a las pérdidas de ingredientes, pueden deberse a:

• una fecha límite de consumo superada debido a un exceso de stock de ese ingrediente pedido en cantidad excesiva,
• un ingrediente que cae al suelo o se quema por descuido, lo que se conoce como merma accidental.

En cuanto a las pérdidas de productos terminados, pueden deberse a:

• un error en cocina: el cocinero o el camarero se equivocó en el pedido,
• una mala anticipación de los productos a preparar con antelación: los productos semielaborados para acelerar el montaje de platos en restauración rápida o los productos terminados para los expositores en los restaurantes de sushi o las panaderías.

Todos estos ingredientes se contabilizan como pérdidas, al igual que los productos terminados si no han podido venderse a través de una aplicación antidespilfarro al final del día.

Una tasa de pérdidas media se sitúa generalmente en torno al 2 % de la facturación. Si tus pérdidas son superiores, tu proceso de gestión de pedidos a proveedores no es óptimo y debes actuar. En Inpulse, hemos creado la primera plataforma de inteligencia artificial capaz de automatizar los aprovisionamientos de los restaurantes, lo que permite calcular el coste óptimo de los pedidos y optimizar el ratio de coste. Podrás así abastecer tus restaurantes o panaderías en tiempo real, limitando las pérdidas y mejorando la gestión de tu tesorería.

Para garantizar una gestión de materias primas ultra-precisa, también recomendamos a nuestros clientes el método FIFO (First In, First Out), que consiste en organizar metódicamente los frigoríficos. Los alimentos se ordenan de modo que aquellos con las fechas de caducidad más próximas se utilicen primero en cocina.

2. Respetar las porciones de las fichas de recetas

Replicar un concepto es lo que hace el éxito de las cadenas de restaurantes, donde los platos están calibrados y son constantes. Sin embargo, si no existen mecanismos de control, la realidad operativa puede ser muy diferente de los objetivos fijados.

"Tenemos un food cost que respetar, así que debemos racionalizar todos nuestros platos y tener el mismo gramaje entre nuestro restaurante del 13.º y el del 10.º. Inpulse nos permite tener realmente ojo en este punto. Me fijo sobre todo en la carne. Supone más o menos el 30 % de los costes de alimentos." Como recuerda Kamel Zaoui, fundador de Luks Kebab, una de las principales causas de las desviaciones de consumo es el incumplimiento de las fichas de recetas.

A menudo existe una diferencia entre las porciones previstas en las recetas establecidas y la realidad de lo que se utiliza en cocina. Para solventarlo, las cadenas de restaurantes implementan sistemas para dosificar los ingredientes más costosos en el momento del montaje o la cocción. Cada concepto deberá encontrar la herramienta adecuada para dosificar sin ralentizar el ritmo en cocina. Algunas cadenas optan por utensilios como cucharones y dosificadores de plástico; otras prevén que el porcionado de las carnes, por ejemplo, sea realizado por el proveedor o la cocina central para garantizar una porción perfectamente pesada de antemano.

3. Realizar inventarios regulares para identificar mejor las desviaciones

Solo teniendo una visión clara de tus stocks podrás limitar las desviaciones de inventario. Recomendamos a nuestros clientes implementar:

• Un inventario semanal para los productos clave y de alta rotación.
• Un inventario mensual para todos los productos.

Es gracias a la regularidad de la información recogida en el terreno que se pueden identificar las desviaciones de consumo. Esto tiene otros efectos beneficiosos.

Por un lado, conciencia a los equipos sobre el consumo de materias primas y la importancia de la gestión de stocks.

Por otro lado, reduce la tasa de robo de mercancías. También llamado "merma por sustracción", es una de las principales causas de las desviaciones. Existen pocas estadísticas oficiales sobre el tema, y parece difícil evitarlo cuando la tasa de rotación de personal es muy elevada. Los establecimientos víctimas de robo son aquellos que no realizan, o realizan poco, control de sus stocks.

Implementar una herramienta de gestión de stock tiene un efecto disuasorio sobre los equipos, ya que los inventarios son más frecuentes y las entradas/salidas de stock inusuales se detectan rápidamente.

4. Respetar un procedimiento de recepción de mercancías

Aunque tu proveedor actúe de buena fe, existen numerosas razones por las que las cantidades entregadas y los precios de venta facturados pueden no coincidir con el pedido. Cambio de pieza de carne, producto no disponible, rotura momentánea de stock, producto sustitutivo en caso de escasez, cambios de precio imprevistos, etc.

¿Faltan productos? Te verás obligado a realizar un pedido de urgencia en el último momento a precios superiores.

¿Otros son defectuosos? Si te han entregado un artículo incorrecto y no se realiza ningún control en la recepción, aumentas tus pérdidas sin darte cuenta, con productos que no puedes utilizar. Además, las solicitudes de abono se pierden fácilmente en papel: es una suma que no debe descuidarse, ya que puede ser considerable a lo largo del año.

Inpulse ofrece un módulo de control en recepción completamente digitalizado para:

• Verificar que la cantidad entregada corresponde a la pedida
• Generar solicitudes de abono automáticamente a los proveedores
• Conciliar las facturas de proveedores con las cantidades entregadas

Con un software de gestión como Inpulse, reducirás radicalmente los errores y ganarás un tiempo valioso en la gestión de las solicitudes de abono.

5. Simplificar la actualización de los mercuriales

Los mercuriales permiten definir los precios y la disponibilidad de productos que pueden cambiar con regularidad e impactar la desviación de consumo.

• El precio

Si no se actualizan estos mercuriales, se corre el riesgo de ampliar la brecha entre el coste teórico y el real de las materias primas, ya que los valores de las mercancías se basan en datos obsoletos. Si los precios de las mercancías no se actualizan al mismo ritmo que las fluctuaciones del mercado, la desviación de consumo aumentará en valor.

• La disponibilidad de los productos

Si la disponibilidad de los productos está mal registrada al realizar el pedido, el responsable hace el pedido y no recibe los productos deseados. Se ve obligado en el último momento a realizar un pedido de urgencia a tarifas no preferenciales. Estos disfuncionamientos aumentan el coste de las materias primas consumidas y, por tanto, la desviación de consumo en valor.

Con una herramienta de centralización de datos de compras como Inpulse, las actualizaciones y la transmisión de información se simplifican.

6. Declarar las pérdidas conocidas

Todos los consumos deben registrarse para un seguimiento preciso de los stocks. En Inpulse, identificamos cuatro categorías de pérdidas: merma accidental, caducidad, comidas del personal y ofertas promocionales, que pueden registrarse en la herramienta para hacer un seguimiento preciso de las variaciones de stock.

A menudo olvidadas, las comidas del personal deben declararse para comprobar si estas pérdidas son coherentes con la política establecida por la red; por ejemplo: un plato por servicio por colaborador.

Utilizar un software de seguimiento completo de tu restaurante como Inpulse te permite registrar el estado de las pérdidas de productos en bruto y terminados. Podrás así visualizar cualquier pérdida inusual y tener un estado real de los niveles de stock.